Tips Memimpin Rapat
Naskah oleh: Saiman
Sumber: Majalah Humor Oktober 1996
(hlm: 98-99)
Rapat adalah peristiwa rutin yang
terjadi di kantor-kantor.
Tidak terkecuali, terjadi juga di
kantor tempat Anda bekerja.
Beberapa kantor ada yang membiasakan pergiliran
karyawannya untuk jadi pemimpin rapat.
Siapa tahu, Anda kebagian memimpin
rapat.
Supaya tidak gentar ketika memimpin
rapat, tidak salahnya, tips ini Anda jadikan tinjauan.
Siapa tahu, rapatnya makin runyam
Posisi duduk ada diantara peserta
Namanya pemimpin, ya, kudu berada di
antara yang dipimpin. Jangan terlalu renggang, jangan juga terlalu rapat. Buat
ruangan untuk bernapas. Paling ideal, posisi Anda adalah di tengah-tengah,
supaya mudah melihat dan dilihat peserta rapat.
Membuka rapat
Mulailah dengan tenang, suara yang
mantap. Katakan bahwa rapat dimulai. Kalau perlu Anda ngomong bahwa yang jadi
pimpinan rapat adalah Anda, bukan yang lain. Nggak usah cerita, berapa honor
yang Anda terima untuk tugas khusus ini.
Membacakan agenda rapat
Supaya peserta rapat tidak bingung
dan linglung, sebaiknya Anda membacakan daftar acara yang akan disajikan.
Tuliskan waktu tiap item-nya. Selain
berfungsi menghemat waktu, juga bisa untuk menghindari bahan obrolan yang
ngelantur. Biar tambah seru, suruh saja salah seorang peserta rapat yang
suaranya paling merdu untuk membacakannya.
Mempersilakan peserta untuk bicara
Rapat memang beda dengan pidato.
Kalau pidato atau kampanye, mungkin hanya Anda yang layak bicara, tapi ini
rapat, Bung. Yang lain punya hak untuk bicara. Makin banyak yang bicara,
biasanya makin bingung peserta rapat. Inilah seninya….
Sesekali minta penjelasan
Bila Anda merasa kurang jelas dengan ucapan
atau maksud ucapan pembicara rapat, silakan Anda minta si pembicara untuk
menjelaskannya. Kalau sudah dijelaskan Anda enggak ngerti juga, ada dua
kemungkinan, yang menjelaskan kurang lihai atau Anda yang telmi (telat mikir)
Memancing yang lain untuk bicara
Ini kalau terjadi ke-“hening”-an
dalam rapat. Kalau rapat sepi-sepi aja, biasanya peserta pada ngantuk. Untuk itulah,
Anda harus pandai mengatur ritme rapat. Memancing minat peserta untuk ngomong, memberi
saran, atau memprotes pembicara yang sebelumnya. Ingat, batasi jumlah orangnya.
Supaya suasana rapat tidak berubah jadi arisan
Membuat catatan
Kecuali saat rapat Anda disediakan
sekretaris. Kalau tidak, ya, bikin coretan sendiri. Tujuannya jelas, untuk
dokumentasi. Siapa tahu, yang ikut rapat merasa tidak pernah ngomong, tapi
kalau di catatan Anda ada, apa lagi yang bakal disangkal?
Bikin kesimpulan
Tinggal baca lagi, apa-apa yang
dianggap perlu dalam rapat tadi. Kalau masih ada masalah, jangan disimpan dalam
hati. Jangan lupa, ucapkan terima kaish pada yang ikut rapat. Siapa tahu, kalau
ada rapat dadakan, Anda dipilih jadi pimpinan lagi. Atau Anda akan diangkat
sebagai karyawan yang kerjanya cuma mimpin rapat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
terima kasih sudah memberi masukan