Selasa, 18 Juni 2013

Tips Memimpin Rapat



Tips Memimpin Rapat

Naskah oleh: Saiman
Sumber: Majalah Humor Oktober 1996 (hlm: 98-99)

Rapat adalah peristiwa rutin yang terjadi di kantor-kantor.
Tidak terkecuali, terjadi juga di kantor tempat Anda bekerja.
Beberapa kantor ada yang membiasakan pergiliran karyawannya untuk jadi pemimpin rapat.
Siapa tahu, Anda kebagian memimpin rapat.
Supaya tidak gentar ketika memimpin rapat, tidak salahnya, tips ini Anda jadikan tinjauan.
Siapa tahu, rapatnya makin runyam

Posisi duduk ada diantara peserta
Namanya pemimpin, ya, kudu berada di antara yang dipimpin. Jangan terlalu renggang, jangan juga terlalu rapat. Buat ruangan untuk bernapas. Paling ideal, posisi Anda adalah di tengah-tengah, supaya mudah melihat dan dilihat peserta rapat.

Membuka rapat
Mulailah dengan tenang, suara yang mantap. Katakan bahwa rapat dimulai. Kalau perlu Anda ngomong bahwa yang jadi pimpinan rapat adalah Anda, bukan yang lain. Nggak usah cerita, berapa honor yang Anda terima untuk tugas khusus ini.

Membacakan agenda rapat
Supaya peserta rapat tidak bingung dan linglung, sebaiknya Anda membacakan daftar acara yang akan disajikan. Tuliskan waktu tiap item-nya. Selain berfungsi menghemat waktu, juga bisa untuk menghindari bahan obrolan yang ngelantur. Biar tambah seru, suruh saja salah seorang peserta rapat yang suaranya paling merdu untuk membacakannya.

Mempersilakan peserta untuk bicara
Rapat memang beda dengan pidato. Kalau pidato atau kampanye, mungkin hanya Anda yang layak bicara, tapi ini rapat, Bung. Yang lain punya hak untuk bicara. Makin banyak yang bicara, biasanya makin bingung peserta rapat. Inilah seninya….

Sesekali minta penjelasan
Bila Anda merasa kurang jelas dengan ucapan atau maksud ucapan pembicara rapat, silakan Anda minta si pembicara untuk menjelaskannya. Kalau sudah dijelaskan Anda enggak ngerti juga, ada dua kemungkinan, yang menjelaskan kurang lihai atau Anda yang telmi (telat mikir)

Memancing yang lain untuk bicara
Ini kalau terjadi ke-“hening”-an dalam rapat. Kalau rapat sepi-sepi aja, biasanya peserta pada ngantuk. Untuk itulah, Anda harus pandai mengatur ritme rapat. Memancing minat peserta untuk ngomong, memberi saran, atau memprotes pembicara yang sebelumnya. Ingat, batasi jumlah orangnya. Supaya suasana rapat tidak berubah jadi arisan

Membuat catatan
Kecuali saat rapat Anda disediakan sekretaris. Kalau tidak, ya, bikin coretan sendiri. Tujuannya jelas, untuk dokumentasi. Siapa tahu, yang ikut rapat merasa tidak pernah ngomong, tapi kalau di catatan Anda ada, apa lagi yang bakal disangkal?

Bikin kesimpulan
Tinggal baca lagi, apa-apa yang dianggap perlu dalam rapat tadi. Kalau masih ada masalah, jangan disimpan dalam hati. Jangan lupa, ucapkan terima kaish pada yang ikut rapat. Siapa tahu, kalau ada rapat dadakan, Anda dipilih jadi pimpinan lagi. Atau Anda akan diangkat sebagai karyawan yang kerjanya cuma mimpin rapat

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

terima kasih sudah memberi masukan